Offline aan de slag?
Klik op de groene Download Omgevingsscan-knop hieronder om een lege matrix te downloaden die je kan uitprinten.
Waarom is een omgevingsscan belangrijk?
Een goede communicatiestrategie en communicatieaanpak beginnen met een grondige omgevingsanalyse. Met de omgevingsscan krijg je inzicht in de houding en opstelling van de stakeholders die bij het vraagstuk zijn betrokken. Ook kan je met de scan hun invloed op het project en de (nog op te bouwen) relatie beoordelen. Door de scan op vaste momenten opnieuw te maken, kan je bovendien ontwikkelingen en verschuivingen in de omgeving monitoren.
Hoe werkt de omgevingsscan?
Een omgevingsanalyse levert het meeste op als je deze samen met mensen uitvoert die het krachtenveld goed kennen en nauw betrokken zijn bij de stakeholders. (Of op een andere manier een goed inzicht hebben in hun standpunten, belangen en positie.) Het samen maken van de analyse en het gesprek daarover leiden vaak tot waardevolle inzichten. Zo kan je tot de ontdekking komen dat er nog (te) weinig bekend is over een belangrijke speler op dit onderwerp. Ook stelt de omgevingsscan je in staat om gezamenlijk prioriteiten te stellen en weloverwogen keuzes te maken. Het resultaat is daarom niet alleen een statisch eindbeeld, maar ook gedeelde kennis en een gemeenschappelijke visie.
Voorbereiding op een omgevingsscan-sessie
Denk als deelnemer aan een sessie vooraf na over belangrijke stakeholders voor het project. Raadpleeg de pagina over actoren-inventarisatie voor handige tips hiervoor.
Vervolgens ga je per stakeholder na:
- Houding: Welke houding is van deze stakeholders te verwachten, als het om dit onderwerp gaat? Steunen zij de (voorgenomen) plannen of juist niet?
- Opstelling: Hoe actief zijn de verschillende stakeholders bij dit onderwerp? Spreken ze zich uit, of kijken ze het (nog even) aan?
- Invloed: Hoe groot is hun invloed op dit onderwerp? Spreken ze bijvoorbeeld namens een achterban of juist niet?
- Relatie: Hoe is de relatie tussen een stakeholder en de Rijksoverheid, of jouw organisatie in het bijzonder? Of is er nog geen sprake van een relatie en zou dit het project juist ten goede komen? Ook dat kan een uitkomst zijn.
Na het doorlopen van de scan zie je op de eindplaat hoe het krachtenveld eruitziet. De houding en opstelling van de stakeholders zijn af te lezen aan de 2 assen. Het formaat van de bol die bij een stakeholder hoort, geeft aan hoe groot of klein diens invloed is. De kleur geeft weer hoe de relatie is (of dat er nog geen relatie is).
Tips voor het gebruik van de tool
- Maximaal 20 stakeholders: De tool biedt ruimte voor maximaal 20 stakeholders. Als je meer stakeholders hebt of een overzichtelijkere eindplaat wilt, kan je de stakeholders indelen in logische groepen en per groep een analyse maken.
- Tijd per stakeholder: Het bespreken van 1 stakeholder duurt ongeveer 15 minuten. Begin met het bespreken van de belangrijkste stakeholders. Na verloop van tijd kan de aandacht verslappen en komt er minder informatie over een stakeholder naar voren.
- Beoordeling van stakeholders: Tijdens een sessie beantwoord je samen met de andere deelnemers de 4 vragen door een 'gewogen gemiddelde' toe te kennen. Het geven van een cijfer is daarbij niet het belangrijkste. Het gaat erom: wat jullie van een stakeholder vinden, wat jullie over een stakeholder weten, en waarom jullie een bepaalde mening hebben over een stakeholder. Bij (sterk) afwijkende meningen kies je samen voor een gemiddeld cijfer.
- Duur van de sessie: Een gemiddelde sessie duurt 2,5 uur en bestaat uit:
- een korte inleiding door de opdrachtgever (waarom is dit belangrijk)
- bespreking van de stakeholders
- bespreking van de eindplaat
- trekken van conclusies
- Downloads: Aan het einde van de sessie krijg je de gelegenheid om de resultaten op te slaan in een visuele weergave en een werkbestand. Het werkbestand kan je later opnieuw in de tool openen om aanpassingen of aanvullingen te doen. Het is daarom raadzaam om altijd het werkbestand te downloaden.
Aandachtspunten voor begeleiders
- Voorbereiding met opdrachtgever: Stel vooraf samen met je opdrachtgever een lijst op met de stakeholders die je wilt bespreken. Toets bij het begin van de sessie of de deelnemers de stakeholders herkennen en of ze nog partijen missen. Je kan er ook voor kiezen om stakeholders samen te voegen of juist van elkaar te scheiden (apart te bespreken). Of stakeholders verder te specifiëren: wie of wat verstaan we hier precies onder?
- Begeleiding: Faciliteer zo'n sessie bij voorkeur met 2 personen: een procesbegeleider en iemand die de tool bedient (en eventueel een aanvullend verslag maakt). Een fysieke bijeenkomst in een zaal met een groot beeldscherm werkt het beste, omdat je graag wilt dat de deelnemers met elkaar de discussie aangaan en op elkaar reageren. Bij een online sessie bestaat de kans dat de deelnemers (snel) afhaken of iets anders gaan doen.
- Vertrouwelijkheid: Geef aan dat alle opgehaalde informatie vertrouwelijk wordt behandeld, bijvoorbeeld door het definitieve verslag met daarin de eindplaat als Departementaal VERTROUWELIJK (Dep. V) te rubriceren en alleen door tussenkomst van de opdrachtgever aan de deelnemers aan de sessie te verspreiden.
- Algemeen publiek, politiek en media: Betrokkenen zoals het 'algemeen publiek', 'politiek' en 'media' worden meestal niet meegenomen in de tool. Dit heeft verschillende redenen. Ten eerste sluiten de 4 vragen in de tool niet goed aan op deze groepen, waardoor ze lastig te beantwoorden zijn. Daarnaast kan er uiteindelijk geen directe invloed op deze groepen worden uitgeoefend. Ze worden wel meegenomen in de doelgroepenanalyse bij de totstandkoming van een communicatieplan. Het zijn immers belangrijke doelgroepen.
Ben je werkzaam als rijksambtenaar en wil je meer inzicht krijgen in de politiek-bestuurlijke omgeving waarin deze scan plaats kan vinden? Bekijk dan de bijpassende training op Communicatierijk.nl en schrijf je in!